Privacy Clienti

Il Titolare del trattamento in relazione ai dati del Cliente (di seguito anche “interessato”) è la New Technology s.r.l., con sede a Civitanova Marche (MC) in via Piero Gobetti 134, P. Iva: 01440610432, email: privacy@newtechnologysrl.it, p.e.c.: newtechnologysas@lamiapec.it

Il Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer) può essere contattato all’indirizzo email: dpo.newtechnologysrl@gmail.com.

Qualora a (New Technology s.r.l.) venga demandato dal Cliente il trattamento di dati di soggetti terzi nei confronti dei quali il Cliente agisce in qualità di Titolare del trattamento (dipendenti o clienti del Cliente), la New Technology s.r.l. agirà, per tali trattamenti, in veste di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR in relazione a tali soggetti terzi: in tal caso resterà in capo al Cliente qualsivoglia responsabilità e adempimento inerenti al rispetto della normativa sul trattamento dei dati personali, ivi compreso il fornire adeguata informativa agli interessati, ottenere i consensi, effettuare la valutazione di impatto ove richiesta e ogni altra attività richiesta dalle norme in vigore.

Il Titolare, per il perseguimento delle finalità qui descritte, può comunicare i dati personali a soggetti terzi e avvalersi dei loro servizi.

Ai fini della presente informativa, conformemente alle Linee Guida in materia di trasparenza del W.P. art. 29 n. 260/2017, il Titolare ritiene corretto l’approccio di indicare i destinatari per categorie. Le categorie dei destinatari a cui il Titolare potrà comunicare i dati sono pertanto le seguenti: banche e istituti di pagamento, società dell’informatica e hosting provider (Aruba s.p.a., Ionos SE) utilizzate dal Titolare per erogare i propri servizi, piattaforme social network (Meta Platforms Inc, per le estensioni WhatsApp), studi di consulenza fiscale e aziendale, Pubblica Amministrazione, fornitori di servizi ICT per servizi di installazione, assistenza e manutenzione di impianti e sistemi informatici, società franchisor o capigruppo del Cliente.

Alcuni di questi soggetti (es. hosting provider, gestionali, consulenti) ricoprono il ruolo di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR: a questi soggetti il Titolare delega, in tutto o in parte, alcuni trattamenti, fornendo loro specifiche indicazioni sul trattamento dei dati degli interessati, ciascuno nei limiti delle proprie competenze.

I dati personali non saranno oggetto di diffusione.

La presente informativa viene erogata in relazione ai Clienti persone fisiche della New Technology s.r.l., ovvero a coloro che acquistano i prodotti e i servizi digitali di quest’ultima, nonché ai loro collaboratori che, su incarico dei primi, utilizzano detti servizi e prodotti.

Per le finalità di seguito elencate, il Titolare potrà trattare i seguenti dati:

1) dati anagrafici e identificativi anche dell’attività;

2) dati di contatto;

3) dati inerenti all’attività (prodotti e servizi venduti attraverso i software e i gestionali del Titolare, quali ad es. Go Flash e i relativi applicativi);

4) dati relativi ai pagamenti.

Di seguito si indicano le finalità, le basi giuridiche dei trattamenti, nonché il periodo di conservazione e la natura del conferimento dei dati stessi:

A) DEMO GRATUITA: gestione di appuntamenti, incontri preliminari, chiamate, riunioni conoscitive, permettere periodi di utilizzo gratuito della piattaforma.

- base giuridica: misure precontrattuali

- durata del trattamento e periodo di conservazione: sei mesi dalla raccolta o, se precedente, fino al compimento dell’affare.

- natura del conferimento: necessaria (il mancato conferimento impedirà di eseguire l’attività connessa).

B) EROGAZIONE DEI SERVIZI ACQUISTATI / ESECUZIONE DEL CONTRATTO - Trattamenti dati necessari per attivare ed erogare i prodotti, i servizi e/o i software acquistati, dalla creazione dell’account alla sua operatività fino alla sua cancellazione, l’invio dei dati dell’attività a soggetti terzi (ove previsto dal contratto), l’assistenza clienti, la gestione dei pagamenti, delle attivazioni di servizi aggiuntivi e dell’assistenza;

- base giuridica: contratto;

- durata del trattamento e periodo di conservazione: per tutta la durata del rapporto contrattuale e dieci anni dalla cessazione del rapporto contrattuale;

- natura del conferimento: necessaria (il mancato conferimento impedirà di eseguire l’attività connessa).

C) ADEMPIMENTI FISCALI, AMMINISTRATIVI E LEGALI - Trattamenti connessi all’assolvimento di adempimenti di natura amministrativa, fiscale, legale (gestione fatturazione e pagamenti, ritenute, adempimenti fiscali, bilanci).

- base giuridica: obbligo di legge;

- periodo di conservazione: fino al decorso dei termini di legge previsti per l’adempimento, anche tardivo (es. fino al decorso del termine per eventuali ravvedimenti e dichiarazioni tardive), di norma non superiore a dieci anni. I dati vengono poi conservati sempre per obblighi di legge inerenti alla conservazione della prova di tali adempimenti;

- natura del conferimento: necessaria (il mancato conferimento impedirà di eseguire l’attività connessa).

D) OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE - Conservazione di atti e documenti ove legalmente prevista, ad es.: Conservazione scritture contabili per adempimento obblighi civilistici (art. 2214 e 2220 cod. civ.) e per l’esaurimento dei poteri di controllo tributari (es.: II. DD. art. 43 D.P.R. 600/73, per I.V.A. art. 57 D.P.R. 633/72, art. 76 del D.P.R. n. 131/86 per imposta di registro, art. 17 D. Lgs. 347/90 per imposte ipotecarie e catastali, art. 1 co. 161 l. 296/06 per tributi locali, ecc…)

- base giuridica: obbligo di legge;

- periodo di conservazione: dieci anni dall’ultima registrazione (per le scritture contabili) o dalla data del documento;

- natura del conferimento: necessaria (il mancato conferimento impedirà di eseguire l’attività connessa).

E) MANUTENZIONE E SICUREZZA DEI SISTEMI INFORMATICI - Trattamenti connessi ad attività di assistenza e controllo tecnico sulle infrastrutture informatiche in uso presso l’Azienda, al fine di mantenerne intatti il funzionamento e la protezione dei sistemi. In tali attività i soggetti che svolgono attività di assistenza potrebbero entrare in contatto, anche solo tramite una mera visualizzazione, con dati di soggetti interessati come il Cliente.

- base giuridica: legittimo interesse

- periodo di conservazione: durata dell’intervento

F) DIFESA DI UN DIRITTO - Trattamenti connessi al fine di agire o resistere, sia in sede stragiudiziale (anche conciliativa) che giudiziale, in controversie che dovessero insorgere con il Cliente o con terzi.

- base giuridica: legittimo interesse

- periodo di conservazione: dieci anni dall’ultima attività connessa al contratto, coincidenti con il periodo di decorso della prescrizione ordinaria, salvo che la legge preveda termini di azione, prescrizione o decadenza inferiori (art. 112 co. 5 DPR 1124/55, artt. 2946, 2947, 2948 cod. civ., art. 3 commi 9 e 10 l. 335/95).

G) MARKETING: invio, su consenso esplicito e revocabile, di promozioni, comunicazioni commerciali su offerte, nuovi servizi, da parte del Titolare tramite sms, whatsapp ed email.

- base giuridica: consenso

- periodo di conservazione: fino alla revoca del consenso, che verrà in ogni caso chiesto nuovamente dopo 24 mesi. Successivamente, il Titolare potrà conservare la prova del prestato consenso al fine di dimostrare l’assolvimento degli obblighi in materia di protezione dati personali.

- Natura del conferimento: facoltativa. Il mancato consenso non inciderà sulle prestazioni contrattuali.

H) INDAGINI DI MERCATO: su consenso specifico, granulare, esplicito e revocabile, elaborazione e utilizzo aggregato di dati del Cliente immessi nei servizi e software acquistati dal Cliente stesso (ad es. Go Flash), per fini statistici e di indagini di mercato (volume, tipologia di vendite di prodotti o servizi in un determinato negozio o in una determinata zona, ecc…)

- base giuridica: consenso

- periodo di conservazione: fino alla revoca del consenso, che verrà in ogni caso chiesto nuovamente dopo 24 mesi. Successivamente, il Titolare potrà conservare la prova del prestato consenso al fine di dimostrare l’assolvimento degli obblighi in materia di protezione dati personali.

- Natura del conferimento: facoltativa. Il mancato consenso non inciderà sulle prestazioni contrattuali.

I) INDAGINI DI MERCATO DI TERZE PARTI: su consenso specifico, granulare, esplicito e revocabile, invio a terzi dei dati del Cliente immessi nei servizi e software acquistati dal Cliente stesso (ad es. Go Flash), per fini statistici e di indagini di mercato.

- base giuridica: consenso

- periodo di conservazione: fino alla revoca del consenso, che verrà in ogni caso chiesto nuovamente dopo 24 mesi. Successivamente, il Titolare potrà conservare la prova del prestato consenso al fine di dimostrare l’assolvimento degli obblighi in materia di protezione dati personali.

- Natura del conferimento: facoltativa. Il mancato consenso non inciderà sulle prestazioni contrattuali.

J) VIDEOSORVEGLIANZA: ripresa immagini video presso la sede legale per finalità di sicurezza e protezione del patrimonio aziendale.

- base giuridica: legittimo interesse

- periodo di conservazione: 24/48 ore, salvo diversa durata imposta dall’A.G..

Nei casi in cui il trattamento comportasse il trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il Titolare farà in modo che ciò avvenga in presenza di una decisione di adeguatezza o, in mancanza di essa, in presenza di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 46 e ss. GDPR. Il Titolare potrebbe trasferire i dati dell’interessato al di fuori dello Spazio Economico Europeo ad esempio, in relazione all’uso dei servizi di di Google Inc. o di Meta Platforms Inc. (Facebook/Instagram/WhatsApp) e soltanto nella misura in cui tali soggetti archivino detti dati presso server collocati al di fuori del SEE. Relativamente a Google Inc. e Meta Platforms Inc. il trasferimento dei dati è reso lecito dalla decisione di adeguatezza con cui la Commissione Europea ha recepito il Data Privacy Framework. Si invita a consultare i seguenti link:

Data Privacy Framework (Decisione di adeguatezza)

Adesione di Google Inc. al Data Privacy Framework

Le società sopra menzionate si sono anche vincolate, nell’erogazione dei servizi, al rispetto delle clausole contrattuali standard, per le quali si invita alla consultazione di questo link per Google Inc. e di questo link per Meta Platforms Inc..

L’art. 4 (1) n. 4 definisce la “profilazione” “come qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell'utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l'afidabilità, il comportamento, l'ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica”.

Il Titolare non effettua trattamenti di profilazione.

I dati normalmente vengono forniti direttamente dal Cliente.

Tuttavia il Titolare potrebbe raccogliere dati presenti in banche dati pubbliche (Camera di Commercio, INI-PEC, Agenzia Entrate, Banca d’Italia) a fini soprattutto di adempiere a obblighi di legge quali fatturazione, note di credito, oppure per difendersi in giudizio.

Il Titolare tratterà i dati sia in modalità informatica (email, archiviazione in cloud, gestionali per studio legale, conservazione digitale dei documenti) e cartacea (archivi cartacei, fascicoli).

Al fine di garantire un adeguato livello di protezione dei dati, il Titolare ha implementato misure tecniche ed organizzative che rispettano gli standard riconosciuti a livello internazionale (ivi compresa un’adeguata selezione dei fornitori e dei responsabili del trattamento sulla base delle loro garanzie e misure di sicurezza); tali misure sono costantemente sottoposte a verifica.

La documentazione inerente alle misure di sicurezza adottate è consultabile presso la sede del Titolare.

L’interessato ha il diritto, in qualunque momento, di chiedere al Titolare del trattamento: l’accesso ai dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento. Inoltre, l’interessato ha il diritto di opporsi a trattamenti automatizzati e, in qualsiasi momento, al trattamento dei dati basato sul legittimo interesse e, nei casi previsti, ha il diritto di revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca. Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo e giurisdizionale, se ritiene che il trattamento dei dati che lo riguardano, violi quanto previsto dal Reg. UE 2016/679, ai sensi dell’art. 15 lettera f) del succitato Reg. UE 2016/679, l’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Autorità di controllo www.garanteprivacy.it).

L’interessato ha diritto altresì alla portabilità dei dati per i trattamenti fondati sul consenso o sul contratto: in caso di una tale richiesta, il Titolare del trattamento gli fornirà in un formato strutturato, di uso comune e leggibile, da dispositivo automatico, i dati personali che la riguardano.

Normalmente il Titolare gestirà le richieste dell’interessato entro un periodo di 30 giorni. Tuttavia, tale periodo potrà essere prorogato per motivi relativi al diritto specifico dell’interessato o alla complessità della richiesta dell’interessato. In tal caso, nel termine di 30 giorni, verranno comunicate le ragioni del ritardo.

In certe situazioni, il Titolare potrebbe, per obblighi di legge, non essere in grado di fornire all’interessato le informazioni su tutti i dati dello stesso. Qualora il Titolare fosse costretto in tal caso a declinare la richiesta di informazioni, chiarirà al contempo le ragioni del diniego.

L’interessato potrà far valere i propri diritti come espressi dagli artt. 15 e ss. del Regolamento UE 2016/679, rivolgendosi al Titolare scrivendo a:

- New Technology s.r.l., con sede a Civitanova Marche (MC) in via Piero Gobetti 134 - email: privacy@newtechnologysrl.it

- p.e.c.: newtechnologysas@lamiapec.it

Il Data Protection Officer (Responsabile della Protezione dei dati) può essere contattato all’indirizzo email: dpo.newtechnologysrl@gmail.com.